Wie man produktiv bleibt, während man von zu Hause aus arbeitet

Organisationen auf der ganzen Welt haben im Zuge der Verbreitung von COVID-19 verpflichtende Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus für ihre gesamte Belegschaft eingeführt. Es ist nicht überraschend, dass diese plötzliche Veränderung, wo und wie wir arbeiten, zusammenarbeiten und kommunizieren, für viele Mitarbeiter eine Herausforderung darstellt.

Einige arbeiten zum ersten Mal von zu Hause aus, was bedeutet, dass sie herausfinden müssen, wie sie in einer ablenkenden neuen Arbeitsumgebung konzentriert und produktiv bleiben können. Selbst Mitarbeiter, die bereits Erfahrung mit Heimarbeit haben, sehen sich angesichts der Coronavirus-Pandemie mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Millionen von berufstätigen Eltern müssen sich um ihre Kinder kümmern und gleichzeitig mit ihren Ehepartnern, Partnern oder Lebensgefährten zusammenarbeiten.

Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, erfolgreich von zu Hause aus zu arbeiten und in dieser Zeit der Unsicherheit nicht durchzudrehen. Von der Einrichtung eines eigenen Arbeitsplatzes über die effektive Kommunikation mit deinen Kollegen bis hin zu einer konsistenten Morgenroutine.

12 Tipps für produktives Arbeiten zu Hause

1. Schaffe dir ein Home Office oder einen eigenen Arbeitsbereich

Eine Möglichkeit, dein Arbeits- und Privatleben zu trennen, ist es, einen eigenen Arbeitsbereich einzurichten. Idealerweise ist dieser Platz ein fester Arbeitsplatz in einem separaten Raum, so dass jeder in deinem Haushalt weiß, dass du arbeitest, wenn die Tür geschlossen ist. Wenn du keinen Platz für ein Home Office hast, versuche einen ruhigen und halbprivaten Bereich zu finden, um einen dedizierten Arbeitsplatz einzurichten. Dies ist besonders wichtig, wenn du ein Haus oder eine Wohnung mit einem Mitbewohner, Ehepartner oder Kindern teilst.

2. Richte dir ein Setup ein, das du liebst

Liebst du zwei Monitore? Hast du einen bequemen Stuhl, in dem du lange Zeit sitzen kannst? Arbeitest du am besten in einem Raum mit natürlichem Sonnenlicht? Richte dir einen Arbeitsplatz ein, den du liebst und der dir hilft, produktiv zu sein und deinen Alltag zu erleichtern. Wenn möglich, solltest du deinen Arbeitsplatz so einrichten, dass er dir hilft, dich zu konzentrieren und in der richtigen Arbeitseinstellung zu bleiben. The Muse, ein beliebtes Unternehmen für berufliche Entwicklung und Arbeitssuche, hat vor kurzem einen nützlichen Leitfaden für die Gestaltung eines Heimbüros veröffentlicht, in dem du tatsächlich arbeiten möchtest.

3. Setze Grenzen für Menschen in deinem Zuhause

Lege Grundregeln und Grenzen für andere Personen fest, die in deinem Haus leben, was sie tun dürfen und was nicht, während du arbeitest. Eine klare Unterscheidung zwischen Freizeit und Arbeit wird sicherstellen, dass deine Produktivität hoch bleibt und du dich konzentrieren kannst.

Dies ist besonders wichtig für arbeitende Eltern mit Kindern zu Hause. Du erinnerst dich wahrscheinlich an das Video, das 2017 viral ging und Robert Kellys Kinder zeigte, die ein Interview mit der BBC unterbrachen, das er gab. Während eine gewisse Anzahl von Unterbrechungen durch Kinder unvermeidlich ist, hilft es dir, wenn du klare Richtlinien aufstellst, wo sie spielen können, zu welchen Zeiten du tagsüber zur Verfügung stehst, um mit ihnen zu interagieren und zu welchen Zeiten du nicht gestört werden darfst, mit weniger Ablenkungen zu arbeiten. Für berufstätige Eltern kann es auch hilfreich sein, ein einfaches rotes “Stopp”- und grünes “Los”-Schildsystem an ihrem Schreibtisch oder ihrer Bürotür anzubringen, um anzuzeigen, ob sie verfügbar sind oder nicht.

4. Benachrichtigungen stumm schalten

Untersuchungen zeigen, dass der durchschnittliche Smartphone-Nutzer 46 Benachrichtigungen pro Tag erhält und sein Telefon 58 Mal am Tag oder öfter überprüft. Wenn sie nicht direkt mit der Arbeit zu tun haben, brauchst du WhatsApp, iMessage, Facebook Messenger und andere Social Media Messaging Plattformen nicht, während du arbeitest. Schalte dein Handy während der Arbeitszeit auf lautlos oder außer Sichtweite, um dich ausschließlich auf die Arbeit zu konzentrieren.

5. Finde eine konstante Routine

Einer der besten Wege, um die Arbeit von zu Hause aus auf dem richtigen Fuß zu beginnen und gesunde Arbeitsgewohnheiten zu entwickeln, ist es, eine Routine zu entwickeln und diese beizubehalten. Genau wie bei der Arbeit in einem traditionellen Büro, solltest du regelmäßige und konsistente Arbeitszeiten einhalten. Stelle dir einen Wecker, damit du nicht verschläfst, und entscheide, wann du jeden Morgen mit der Arbeit beginnst, wann du zu Mittag isst und wann du mit der Arbeit aufhörst. Es mag am Anfang schwer sein, aber mit der Zeit wird deine tägliche Work-from-Home-Routine zur Gewohnheit und hilft dir, dich tagsüber auf die Arbeit zu konzentrieren.

Beliebte Apps wie Habit und Productive sind ebenfalls großartige Werkzeuge, um Ziele zu verfolgen und Erinnerungen zu setzen, bis neue Gewohnheiten zur zweiten Natur werden.

6. Priorisiere deine Arbeit

Was muss SOFORT erledigt werden? Was kann bis morgen warten? Erstelle eine Liste mit allen Aufgaben, die du erledigen musst und nummeriere die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Die Liste wird dir helfen, fokussiert und engagiert zu bleiben, um die täglichen Aufgaben zu erledigen. Achte aber darauf, dass die Liste realistisch ist, was du an einem bestimmten Tag tatsächlich erreichen kannst. Benutze die Aufgabenliste als Leitfaden für die Erstellung deiner täglichen Zeitblöcke.

7. Verwende Zeitblockierung

Zeitblockierung ist eine einfache Methode, um deinen Tag in Zeitabschnitte für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten zu unterteilen. Dies ist großartig, um eine gesunde Work-Life-Balance zu halten, da du klar definierte Start- und Endzeiten für deinen Arbeitstag hast. Du kannst Zeiten für Sport, Pausen, Mittagessen und soziale Kontakte einplanen, um zu vermeiden, dass du von deinem Arbeitspensum überwältigt wirst. Time Blocking ist auch großartig für das Zeitmanagement und die Produktivität während deines Arbeitstages. Wenn du dir Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben einteilst, wie z.B. das Beantworten von E-Mails, die Vorbereitung und Teilnahme an Meetings und die Arbeit an Projekten, hilft dir das, dich auf die effektive Erledigung von Aufgaben zu konzentrieren. Indem du dir bewusst bist, wie du deinen Arbeitstag verbringst, kannst du deine Zeitblöcke kontinuierlich anpassen, um effizientere Wege zu finden, deine täglichen Aufgaben zu erledigen.

8. Pausen machen

Es ist wichtig, dass du während des Tages Pausen machst, um deine mentale Gesundheit zu erhalten. Anstatt an deinem Schreibtisch zu sitzen und YouTube-Videos zu schauen oder durch Social Media Feeds zu scrollen, verlasse deinen Arbeitsplatz und verbringe Zeit mit deiner Familie, lese etwas, das nichts mit der Arbeit zu tun hat oder gehe draußen spazieren. Es kann auch von Vorteil sein, eine 30-minütige oder einstündige Mittagspause einzulegen, um dich mitten am Tag wieder aufzuladen.

9. Führe virtuelle Plaudereien

Eine Umfrage aus dem Jahr 2018 hat gezeigt, dass 20 % der Remote-Arbeiter das Gefühl haben, dass Einsamkeit ihr größtes Problem bei der Arbeit aus der Ferne ist. Viele traditionelle Büroangestellte sind es gewohnt, mit ihren Kollegen zwanglose Gespräche über nicht arbeitsbezogene Themen zu führen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, persönliche Beziehungen aufzubauen und eine Pause vom täglichen Arbeitsdruck zu nehmen. Das mag kontraproduktiv erscheinen, aber eine Studie über die Mitarbeiter der Bank of America hat gezeigt, dass die produktivsten Mitarbeiter zu eng zusammenarbeitenden Teams gehören und häufig mit ihren Kollegen sprechen. Du kannst private Kanäle in Chat-Tools wie Slack und Microsoft Teams erstellen, um zwanglose, nicht arbeitsbezogene Unterhaltungen mit Kollegen zu führen.

10. Lerne, nein zu sagen

Die Forschung zeigt, dass je mehr Schwierigkeiten du hast, nein zu sagen, desto wahrscheinlicher ist es, dass du Stress, Burnout und sogar Depressionen erlebst. Zu lernen, nein zu sagen, wenn du zu viel zu tun hast, ist ein wirksamer Weg, um dich vor Überforderung zu schützen. Das gilt sowohl für dein Arbeitsleben als auch für dein Privatleben. Wenn du zu viele Aufgaben auf einmal übernimmst, kann das die Qualität deiner Arbeit und deine Produktivität beeinträchtigen. Wenn du dir sicher bist, dass du das zusätzliche Arbeitspensum nicht bewältigen kannst, sei direkt und klar mit der Person, die dich um Hilfe bittet und bitte deinen Vorgesetzten um Klarheit bezüglich der Prioritäten. Denke daran, nein zu einer neuen Verpflichtung zu sagen, gibt dir die Möglichkeit, aktuelle Projekte erfolgreich zu erfüllen und hilft dir dabei, bei deinen Kollegen keine falsche Erwartung zu wecken, wie viel du auf einmal erledigen kannst.

11. Wähle jeden Tag eine definitive Endzeit

Du könntest annehmen, dass das Arbeiten von zu Hause aus dir eine bessere Work-Life-Balance ermöglicht, aber fast ein Drittel der Telearbeiter sagen, dass sie damit kämpfen, eine gute Balance zu erreichen. Ohne eine definitive Zeit, zu der du jeden Abend aufhörst zu arbeiten, ist es leicht, die Grenzen zwischen deinem Privatleben und deinem Arbeitsleben zu verwischen. Ein Teil des produktiven Arbeitens von zu Hause aus ist es, sich nicht gestresst zu fühlen, also lege jeden Tag eine Zeit fest, zu der du deinen Laptop schließt und dich von der Arbeit entfernst. Du kannst sogar einen Alarm einstellen, der dich daran erinnert, dass es an der Zeit ist, deine Arbeit zu speichern und die Verbindung bis zum nächsten Arbeitstag zu unterbrechen.

12. Nach draußen gehen

Zu guter Letzt solltest du dir die Zeit nehmen, regelmäßig nach draußen zu gehen und frische Luft und Sonnenlicht zu tanken. Es ist leicht, sich gefangen und gestresst zu fühlen, wenn man den ganzen Tag drinnen arbeitet. Gehe spazieren, fahre Fahrrad, treibe Sport oder mache irgendetwas, das dein Blut in Wallung bringt. Lade andere in deinem Haushalt ein, sich dir anzuschließen. Studien zeigen, dass ein Spaziergang im Freien dein Gedächtnis verbessern, Depressionen bekämpfen und deinen Blutdruck senken kann.

Vergiss nicht die Werkzeuge, die dir helfen, erfolgreich zu sein

Verlässliches Internet

Ohne zuverlässiges Internet ist es schwierig, effektiv von zu Hause aus zu arbeiten . Stelle sicher, dass du genug Bandbreite hast, um an Videoanrufen teilzunehmen und während des Arbeitstages verbunden zu bleiben. Berücksichtige, wie viele Geräte gleichzeitig auf das Internet zugreifen werden. Hast du Kinder, die mit dem WiFi verbunden sind? Streamt dein Smart TV Videos? Nutzen andere in deinem Haushalt auch das Internet, während du von zu Hause aus arbeitest? Wenn deine Verbindung nicht stabil ist, solltest du Grundregeln festlegen, wann andere in deinem Haushalt online sein können oder deine Videomeetings mit anderen Arbeitnehmern in deinem Haushalt staffeln, wenn möglich.

Qualität der Videokonferenzen

Cloud-basierte Videokonferenzen sind besonders nützlich für Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, da du dich einfach von jedem Smart Device oder Laptop aus mit einem Videoanruf verbinden kannst. Die Interaktion von Angesicht zu Angesicht fügt dem Gespräch ein menschliches Element hinzu und lässt dich auf einer tieferen Ebene mit deinen Kunden, Partnern und Mitarbeitern in Kontakt treten.

Textbasierte Chat-Tools

Instant Messaging Apps wie Microsoft Teams und Slack eignen sich hervorragend für schnelle, spontane, textbasierte Unterhaltungen, die dir helfen, mit deinem Team während des Arbeitstages in Verbindung zu bleiben. Zusätzlich zu Texten kannst du auf den Plattformen auch GIFs und Videos verschicken, was die Nachrichten noch ansprechender macht. Alle Dateien und Chats werden synchronisiert, archiviert und sind durchsuchbar, sodass du Chats und Dokumente in Zukunft über alle deine Geräte hinweg finden kannst. Du kannst auch eigene Kanäle erstellen, damit kleinere Gruppen von Mitarbeitern oder Abteilungen gemeinsam an bestimmten Aufgaben und Projekten arbeiten können.

Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello und Monday.com helfen dir dabei, organisiert und auf Kurs zu bleiben. Diese Tools sind besonders nützlich für die Zusammenarbeit an Projekten, die viele bewegliche Teile haben und machen es einfach zu sehen, wann Aufgaben fällig sind, wer jeder Aufgabe zugewiesen ist und den Gesamtfortschritt, um sicherzustellen, dass jedes Projekt korrekt und pünktlich abgeschlossen wird.

Fazit

Es ist leicht, dein Arbeitsleben mit deinem Privatleben zu vermischen, wenn du im Zeitalter des Coronavirus von zu Hause aus arbeitest. Um dies zu überwinden, versuche in eine regelmäßige Arbeitsroutine zu kommen, so als würdest du jeden Tag ins Büro gehen. Lege klare Start- und Endzeiten sowie Pausen über den Tag verteilt fest. Wenn möglich, richte dir einen Arbeitsplatz ein, der dem im Büro gleicht. All diese Schritte werden dir helfen, dich auf die Arbeit einzustellen und dich den ganzen Tag über fokussiert zu halten. Um zu vermeiden, dass du dich einsam und von deinem Team getrennt fühlst, besonders in dieser Zeit der Ungewissheit, nutze Chat-Apps und Videokonferenzen von Angesicht zu Angesicht, um zwanglose und improvisierte Gespräche mit deinen Kollegen zu führen.